Cómo elaborar fichas de mantenimiento de maquinaria

21Dic, 2022

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Una ficha de mantenimiento de maquinaria es una parte fundamental de la gestión de mantenimiento. La maquinaria industrial es cada vez más especializada, por lo que reemplazarla significa hacer inversiones muy grandes y las empresas necesitan alargar lo más posible su vida útil. 

A los gastos de reemplazar una maquinaria a la que no se le hizo un buen mantenimiento, habría que sumarle las pérdidas por las horas o días de paradas no planificadas. 

Para evitar dolores de cabeza y no comprometer la estabilidad de la empresa se requiere un plan de mantenimiento preventivo exhaustivo y bien ejecutado. Y debe contemplar tener fichas de mantenimiento adecuadas para cada máquina (con todos los datos necesarios para optimizar su vida útil).

Entonces, ¿qué información debe tener la ficha técnica de mantenimiento? ¿Cómo puedes hacer la inspección de forma más eficiente? A continuación te lo explicamos.

¿Qué es una ficha de mantenimiento preventivo de maquinaria industrial?

Las fichas de mantenimiento son herramientas que se utilizan para la revisión de las máquinas e instalaciones que se establecen en el plan de mantenimiento preventivo. Por lo tanto, el contenido de las fichas tiene que estar adaptado a cada máquina, a los puntos críticos que hay que comprobar y a los datos que quieres obtener.

De esta manera, funcionan como una guía para realizar tareas de mantenimiento y de inspecciones adecuadas y registrar los resultados.

La importancia de las fichas de mantenimiento de maquinaria

Las fichas de mantenimiento no solo sirven para realizar revisiones adecuadas, también:

• Evitan la parada no planificada de máquinas por avería. Ya que te permiten anticipar los problemas y reducir el número de paradas de producción.
• Minimizan la gravedad de las averías. Las revisiones apropiadas y periódicas de las máquinas aseguran su buen estado. Por lo que reducen la gravedad de las averías.
• Garantizan el mantenimiento de la maquinaria en condiciones óptimas. Y aseguran la productividad y la seguridad de los empleados con comprobaciones específicas en función del uso, el ritmo y el ambiente de trabajo de cada máquina.
• Alargan la vida útil de las máquinas. Las verificaciones correctas consiguen el rendimiento óptimo de la maquinaria durante más tiempo.
• Mantienen a salvo a tus colaboradores. Una avería puede causar un accidente laboral grave, por lo que el mantenimiento preventivo de la maquinaria industrial también es parte de la prevención de riesgos. 

Por lo tanto, las fichas de mantenimiento te permiten ahorrar costes directos e indirectos de mantenimiento (horas de paro de producción, las pérdidas de ventas, reparaciones, etc.).

Pero, ¿qué información debe contener la ficha de mantenimiento para hacer una inspección adecuada?

Elementos de una ficha de mantenimiento preventivo de maquinaria

Las fichas de mantenimiento tienen que ser específicas de cada máquina. Así, realizas un seguimiento más exhaustivo de las tareas de mantenimiento.

Por lo tanto, la información básica que debe contener es:

• Datos de identificación de la máquina a revisar, incluyendo su marca, modelo, referencia y ubicación.
• Fecha de la última revisión y cuándo se debe volver a realizar.
• Autorización del responsable de mantenimiento.
• Lista de puntos críticos a comprobar.
• Lista de las piezas a sustituir (en caso de tener que hacerlo).
• Referencias de recambios específicos.
• Tiempo invertido en cada tarea de mantenimiento.
• Campo de observaciones.
• Identificación y firma del técnico que hace la inspección.

Además, es importante analizar los resultados obtenidos en las revisiones. Sin embargo, las fichas de mantenimiento suelen hacerse en papel. Lo que supone un riesgo para el tratamiento de los datos obtenidos (falta o pérdida de información, perder tiempo elaborando informes y transcribiendo las inspecciones a computador, análisis poco eficientes, etc.).

Beneficios de digitalizar el mantenimiento preventivo de maquinaria industrial

Digitalizar las fichas de mantenimiento te permite levantar información de mayor calidad y analizar los resultados de forma ágil y sencilla. 

Kizeo Forms es un software cloud con una app móvil que te permite digitalizar la gestión de los procesos realizados en terreno. Gracias a los formularios digitales puedes recopilar datos y elaborar reportes personalizados in situ. De esta manera, puedes automatizar los trámites relacionados con tu plan de mantenimiento y mantener un registro de cada inspección.

Por lo tanto, puedes crear una checklist personalizada y adaptada para la inspección de cada máquina a través de la plataforma web. Después puedes imprimir un código QR que contenga los datos prellenados de identificación de la maquinaria. Así, el técnico sólo tiene que utilizar su dispositivo inteligente para escanear el código QR y realizar la inspección. 

Al finalizar, con un par de clics y de forma automática, el técnico puede generar un informe y enviarlo al instante a las personas interesadas.

Por lo que el responsable de mantenimiento puede validar la inspección. Además, toda la información queda registrada y centralizada en la nube. Lo que facilita el análisis de datos y la visualización de gráficos e informes.

Si durante el llenado de la ficha de mantenimiento preventivo, se observa que el estado de la máquina es crítico, se puede programar un escenario de correo electrónico con la alerta. 

Modelo de ficha de mantenimiento de maquinaria

En el caso de un programa de mantenimiento preventivo de paneles fotovoltaicos, se incluye la limpieza de los paneles ya que es crucial para su buen funcionamiento. Con Kizeo Forms, puedes crear un formulario de mantenimiento que incluya fotografías del antes y el después. Así como dejar registro del material utilizado en la limpieza.

¿Y cómo se vería el reporte de un modelo de ficha técnica de mantenimiento elaborada con Kizeo Forms? Haz clic en el botón para ver un formato de ejemplo.

Y ahora que ya sabes cómo puedes elaborar digitalmente tus fichas de mantenimiento preventivo de maquinaria industrial, ¿quieres aumentar la eficiencia de las revisiones? Prueba Kizeo Forms durante 15 días de forma gratuita.