Digitaliser ses interventions avec un logiciel de logistique

30Avr, 2024

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Au travers de cet article, découvrons comment une entreprise peut augmenter sa productivité en digitalisant ses interventions avec un logiciel de logistique. Dans un monde en perpétuelle évolution, le secteur de la logistique et du transport fait face à de nombreux défis. Pour préserver leur compétitivité, les entreprises se doivent d’optimiser leurs processus. Cela passe notamment par de la collecte de données en temps réel et le contrôle des flux d’informations. C’est dans cette dynamique que la digitalisation des interventions se révèle être un atout majeur.

Le transport et la logistique : un secteur très diversifié

Pour améliorer leur productivité, les entreprises du secteur du transport et de la logistique se doivent d’optimiser et d’améliorer constamment leurs processus. Cela s’illustre souvent par la collecte de données en temps réel, le contrôle des flux d’informations et le gain de temps. Une meilleure communication entre les équipes, ainsi que l’amélioration de la configuration de la chaîne d’approvisionnement, sont toutes aussi importantes. Ces aspects sont essentiels pour permettre aux entreprises de maintenir une croissance constante et d’impacter positivement leur activité globale.

Le domaine du transport et de la logistique est en constante évolution. Il est donc essentiel pour ses acteurs de disposer de solutions digitales performantes et optimisées. L’utilisation d’un logiciel de transport/logistique comme un TMS (Transport Management System) peut être une solution. Il peut être adapté à la taille de l’entreprise et peut notamment être d’une grande aide pour surmonter certains défis du quotidien, comme :

• La préparation de commande et l’expédition des marchandises : planifier, suivre et exécuter les livraisons et les expéditions de marchandises.
• Le chargement et l’expédition des camions : organiser le chargement des camions dans le but d’optimiser l’espace et minimiser les coûts de transport.
• L’enregistrement des incidents : documenter les retards, les dommages ou les problèmes mécaniques qui peuvent survenir pendant le transport de la marchandise.
• La gestion des stocks et des commandes : traiter les commandes, de leur réception à leur exécution.
• Le suivi des expéditions et la traçabilité des marchandises : suivre en temps réel l’emplacement et l’état des marchandises en transit.
• La gestion des transports et de la flotte : optimiser l’utilisation des véhicules de transport, suivre leur maintenance et gérer leurs éventuelles pannes.
• La réalisation des inventaires et la gestion des flux de produits : vérifier le niveau des stocks physiques par rapport aux enregistrements.

Les avantages d’un logiciel de logistique pour les entreprises du secteur

L’utilisation d’une solution de digitalisation présente de nombreux avantages pour l’ensemble des entreprises du secteur du transport et de la logistique. Elle permet aux grandes sociétés de faire face aux nouveaux enjeux que le marché leur impose. C’est notamment le cas des prestations de transports ou de mise à disposition d’entrepôts de stockage. Les petites entreprises ont également leur épingle à tirer. Un outil de digitalisation leur permet la gestion d’importants volumes de marchandises en interne. En outre, faire appel à un logiciel de logistique efficace offre la possibilité de gagner du temps sur de nombreux aspects de leur gestion quotidienne :

• Améliorer la communication entre les équipes et leur service client : l’ajout de nouveaux outils digitaux permet de faciliter les échanges entre les différentes équipes internes d’une entreprise, tout en favorisant leur relation avec la clientèle.
• Sécuriser la configuration de la chaîne logistique pour gérer plus efficacement les commandes.
• Améliorer la collecte des données en centralisant les informations et les utiliser pour optimiser les performances de l’entreprise. Réaliser des économies de carburant, améliorer les itinéraires, contrôler les stocks, éviter la détérioration des denrées périssables, en sont de parfaits exemples.
• Limiter la consommation de papier et améliorer la productivité des équipes administratives. Générer des rapports instantanés, faciliter l’envoi des bons, optimiser la gestion des documents des équipes en interne, seront facilités.

Pourquoi choisir un logiciel de logistique comme Kizeo Forms ?

Si l’utilisation d’une solution de digitalisation est un avantage indéniable pour les entreprises du transport et logistique, il reste toutefois important de choisir l’outil le plus adapté au secteur. Kizeo Forms est une solution idéale pour répondre aux besoins des acteurs de ce domaine d’activité. Elle permet d’optimiser et de contrôler l’ensemble de la supply chain au niveau local ou régional, en partie grâce à la géolocalisation de chaque point de livraison. Les adresses peuvent ainsi être facilement transmises à Google Maps, afin de donner un itinéraire précis aux transporteurs. Les informations récoltées peuvent aussi être connectées à un outil comme Power BI pour obtenir un tableau de bord avec des analyses précises.

Notre outil de digitalisation permet aussi de collecter des données directement via des formulaires personnalisables et des rapports automatisés. Il est possible de les conserver sur le Cloud. Cet aspect essentiel offre à tous les collaborateurs d’une entreprise la possibilité de consulter les informations dont ils ont besoin à partir de n’importe quel support informatique doté d’une connexion à Internet.

La solution dispose de diverses fonctionnalités (signature numérique du client, création de code-barres, géolocalisation, photos, etc.). L’outil est idéal pour attribuer facilement les tâches au personnel concerné et améliorer la communication entre les équipes terrains et sédentaires. L’ensemble des formulaires peuvent être préremplis et les calculs sont effectués automatiquement par l’outil, limitant ainsi le risque d’erreur.

Top 3 des formulaires à digitaliser avec un logiciel de logistique 

Une solution de digitalisation est idéale pour créer des formulaires de manière simple et quasi instantanée. Découvrons quels sont les 3 formulaires numériques très utiles pour les entreprises du secteur que l’on peut retrouver dans une application de transport/logistique comme Kizeo Forms.

Bordereau de livraison

Un bordereau de livraison est un document essentiel à prendre en considération dans le secteur du transport et de la logistique. Il accompagne généralement les marchandises lors de leur déplacement et contient des informations indispensables pour assurer leur livraison. Voici les composants typiques de ce type de document :

• Les informations sur l’expéditeur et le destinataire (nom de l’entreprise, adresse de l’expéditeur et du destinataire, etc.).
• Les détails de l’expédition (le numéro de commande ou de référence, la date d’expédition, le mode de transport, le numéro de suivi du transporteur, etc.).
• La description des marchandises (la liste des marchandises expédiées, la quantité, les dimensions des colis, leur valeur, etc.).
• Les conditions de livraison (la date et l’heure prévue pour la livraison, etc.).
• La liste des documents joints (facture commerciale, etc.).

Bon de commande

Dans le contexte du secteur du transport et de la logistique, un bon de commande peut comporter des éléments spécifiques qui répondent aux besoins particuliers du secteur. Voici généralement ce que l’on retrouve dans un bon de commande standard :

• Les informations sur le fournisseur et sur le client (le nom de l’entreprise du fournisseur et du client, leur adresse, leurs coordonnées, etc.).
• Le numéro du bon de commande.
• La date de création du bon.
• La liste détaillée des produits commandés.
• Les conditions de paiement de la commande et de livraison.

Note de frais

Voici les éléments que l’on peut retrouver dans une note de frais du secteur du transport et de la logistique :

• Les informations de base (nom de l’employé, date de la note, nom de l’entreprise, etc.).
• Détails des déplacements (date du voyage, objectif du déplacement, kilométrage parcouru, moyen de transport utilisé).
• Le calcul des frais de transport (frais de trajet, stationnement, péage et hébergement).

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