¿Cómo digitalizar un parte de incidencias en obras?

01Jul, 2021

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Cualquier incidencia, como por ejemplo un accidente laboral, que se produzca en una obra debe ser convenientemente registrado en un documento oficial, conocido como libro o parte de incidencias, que debe estar siempre disponible en la propia construcción.  Normalmente, el libro y los partes de incidencias están controlados por el profesional elegido como coordinador en materia de seguridad y salud.

La normativa permite que el libro de incidencias y los partes puedan ser rellenados y/o registrados y guardados tanto en formato papel como en digital. En la práctica, los documentos digitales se están imponiendo sobre el papel en la mayoría de obras por sus indudables ventajas, como pueden ser la comodidad y la seguridad en la custodia y acceso a los datos.

Sin embargo, los beneficios de gestionar digitalmente el parte de incidencias de una obra van más allá que la comodidad a la hora de tomar los datos.  Este sistema puede ayudar a gestionar la prevención de riesgos laborales e, incluso, a prevenir los accidentes laborales o minimizar sus consecuencias. 

Proceso para la gestión de incidencias en obra

Un accidente o incidente de trabajo es un hecho indeseable que debe prevenirse con todos los medios posibles: implementación de las medidas de prevención adecuadas, poner a disposición de los empleados los EPIs necesarios y formar al personal para su correcta utilización y mantenimiento, etc. 

Sin embargo, si pese a ello la incidencia se llegara a producir, es necesario poner en marcha un protocolo de gestión previamente definido ante este tipo de situaciones que incluya, como mínimo, estas actuaciones:

• Recogida de toda la información posible sobre el incidente: datos, testigos, fotos, pruebas, etc.
• Análisis exhaustivo de toda la información relevante, tanto por separado como en conjunto.
• Investigación de los hechos. Se relacionan los distintos focos de información y se establecen una serie de conclusiones.
• Determinación de las causas. Se enumeran los motivos que han provocado el accidente.
• Aplicación de las medidas necesarias para que no vuelva a producirse una situación como esta en el futuro: refuerzo de las medidas preventivas, más formación a los empleados, medidas de concienciación, etc.
• Control de la eficacia de medidas. Inspecciones y controles para garantizar que las nuevas medidas preventivas se están aplicando y son efectivas.

El diseño del parte de incidencias y su informe correspondiente

Como hemos visto, una parte importante del protocolo o proceso de gestión de incidencias se basa en la recopilación de datos y en la elaboración de conclusiones. Todos estos datos han de estar reflejados, tanto por una cuestión de normativa como de operatividad, en dos documentos: el parte de incidencias y el informe de incidentes.

Parte de incidencias

En el parte de incidencias deben quedar reflejados, de la forma más minuciosa y detallada posible, todos los datos del accidente o incidente:

• Lugar, fecha y hora.
• Tipo de incidente.
• Empleados y personas implicadas 
• Descripción de los hechos.
• Posibles causas.
• Inclusión de fotos, notas de voz, datos de geolocalización y otros datos que puedan ayudar a esclarecer lo ocurrido.

Incluir el máximo de detalles en un parte de incidencias permite encontrar las causas que provocaron el incidente, así como las medidas correctivas más oportunas a aplicar. 

Informe de incidentes

A partir de los datos recogidos en el parte de incidencias, se debe elaborar también un informe donde se sintetice lo ocurrido con la información más relevante y en la que se determinen: causas, acciones para paliar sus consecuencias y medidas de prevención para evitar que vuelva a suceder.

Aunque tu empresa cumpla con todas las normas de seguridad y brindes a sus empleados de todos los equipos de protección necesarios, los accidentes no pueden evitarse. Elaborar un informe ayuda a identificar el porqué de ellos y poder mejorar así la calidad del ambiente laboral.

Hay distintos tipos de incidentes que pueden ocurrir y que deberán ir como tales identificados en el informe o reporte de incidencia: 

• Previstos. Son aquellos que ya se tienen en cuenta por el simple hecho de tener trabajadores. Se trata de los relacionados con bajas por maternidad o enfermedad y las vacaciones de los empleados. 
• Imprevistos. Son aquellos sobre los que no se tiene control y ocurren de repente. 

Por lo tanto, el informe debería constar de los siguientes apartados:

• Resumen del accidente o incidente: lugar, fecha, hora, descripción, causas…
• Conclusiones del análisis de los datos y la investigación.
• Medidas para paliar las consecuencias del accidente.
• Medidas directas de prevención para evitar o reducir las posibilidades de que vuelva a ocurrir, así como minimizar sus consecuencias.
• El informe se puede completar con imágenes, gráficos y estadísticas.

¿Cómo se pueden llevar a cabo estos pasos para que el informe contenga todos los datos detallados y precisos? 

El primer paso consiste en conversar con todos los involucrados para que cuenten su versión de los hechos. Es posible que estén nerviosos y que tengas que calmarlos para que te hablen con claridad. No obvies ningún detalle, cuanta más información tengas, muchísimo mejor.

El segundo paso que puede ayudarte a saber por qué ha sucedido el accidente y cómo evitarlo pasa por hacer una simulación de los hechos, en un ambiente controlado, por supuesto, en el mismo lugar y con el mismo número de personas con las que ocurrió el accidente. Gracias a ello podrás conocer todo el contexto e identificar si el incidente fue debido a un error humano, o al fallo de alguna máquina u otros factores que pudieran haber influido. De esta forma estarás completamente preparado para realizar un informe de incidencias completo y detallado. 

¿Debe existir un libro de partes de incidencias en la obra?

La respuesta a esta pregunta es sí. Este libro de partes de incidencias tiene que ser aportado por el técnico de dirección de la obra o el supervisor y coordinador de seguridad y salud durante la ejecución de la construcción. Además, tendrás que estar verificado y habilitado por el colegio profesional del técnico que haya aprobado el plan de seguridad y salud. 

En todo momento tendrá que estar a mano de los autorizados a tomar anotación de las incidencias, a saber: 

• Directivos facultativos. 
• Representantes de contratistas, subcontratistas y otros trabajadores independientes. 
• Representantes de los trabajadores y los encargados de prevención de riesgos laborales. 
• Administraciones públicas relacionadas. 
• Técnicos de las empresas encargadas en la prevención. 

Todos ellos tienen que saber en todo momento dónde se encuentra el libro de parte de incidencias para hacer uso de él cuando se requiera. En caso de que sea digital, todos deben tener las claves y el acceso completo a este libro de parte de incidencias. 

¿Cuándo es necesario realizar un parte de incidencias?

Un parte de incidencias debe rellenarse con el objetivo de asegurar el cumplimiento del plan de seguridad y salud. Cualquier orden o incidencia anotada en un libro de incidencias, será tratada como prioridad absoluta para darle la solución requerida. Esto permite evitar incidentes y aplicar medidas disciplinarias a los trabajadores que incumplan las órdenes y especificaciones de este plan concebido para cuidar del bienestar de los empleados.

Ventajas de digitalizar tus partes de incidencias en obra

Digitalizar en tu obra el parte de incidencias te va a permitir la mejora global de un aspecto tan importante y sensible como es el de la gestión de riesgos laborales, puesto que te garantiza:

• • Capturar con comodidad y fiabilidad, incluso sobre el terreno, todos los datos necesarios.
  • Reportar a tiempo el incidente.
  • Informar a todos los implicados en la gestión de riesgos de la obra.
  • Te ayudará a minimizar los riesgos y a prevenir futuros incidentes.
  • Encontrarás cualquier parte de incidencia que necesites en un momento dado en un tiempo récord, gracias a que podrás usar el buscador introduciendo la fecha, el accidentado, el lugar del accidente, etc.

Cómo puede ayudarte Kizeo Forms a gestionar tu parte de incidencia en obra

Kizeo Forms es una solución ideal para rellenar un parte de incidentes sobre el terreno con un smarthpone o tablet, ya que permite crear formularios con todas las opciones para describir los hechos al detalle. Además, se pueden incorporar datos en todos los formatos: texto, imágenes, notas de voz con testimonios de los posibles testigos etc.

Con Kizeo Forms puedes ir más allá del simple registro  del incidente,  ya que te permite digitalizar el proceso completo:

• Captura de datos.
• Información en tiempo real del incidente a quien corresponda.
• Asignación de tareas y responsabilidades en la investigación del accidente y la puesta en marcha de medidas de prevención y seguimiento.
• Organización de procesos y flujos de trabajo.
• Evaluación de riesgos.
• Propuesta de acciones correctivas.
• Generación de informes completos, que incluyan imágenes, audios, estadísticas, gráficos, etc.

Además, con nuestro software para la gestión y reporte de incidencias tienes la opción, al terminar de rellenar sus datos, de enviar un correo electrónico con estos dos archivos que se generan automáticamente al generar el parte de accidentes: una declaración del  incidente en formato Word y un documento Excel recopilando los datos y, en su caso, declaraciones de los testigos.