Gana productividad con órdenes de trabajo digitales

09Ago, 2021

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¿Usualmente tienes que visitar a tus clientes para hacer una instalación eléctrica, una inspección de plagas o para un trabajo de pintura? Tus observaciones y tus acciones son notificadas en órdenes de trabajo en papel que luego deberán tramitarse manualmente con el fin de definir los documentos necesarios para el inicio y seguimiento del servicio, tales como presupuestos, facturas…). Estas órdenes de trabajo en papel traen muchos inconvenientes operativos: llenarlas toman mucho tiempo, su costo es elevado por ser documentos en papel, suelen tener errores de transcripción y pueden perderse fácilmente.

Gestión de órdenes de trabajo: con papel vs digital

En las órdenes de trabajo se detallan por escrito las instrucciones para realizar un trabajo o encargo concreto. Es un documento que, tradicionalmente, se ha realizado en papel y son muchas las empresas que, hoy en día, siguen haciéndolo así.  

No obstante, poco a poco, se está imponiendo la digitalización de las órdenes de trabajo, puesto que dotan a las empresas de una mayor eficacia, precisión, seguridad y control. Además, se mejora el servicio al cliente, que se vuelve mucho más profesional, rápido y transparente.

Ventajas de la digitalización: un ejemplo concreto

A continuación, desarrollamos el ejemplo concreto de una empresa de mantenimiento de equipos de climatización, comparando su funcionamiento en dos supuestos diferentes: 

1. dispone de un sistema digitalizado de gestión de órdenes de trabajo, 
2. o bien siguen utilizando el formato papel (sistema en papel) para registrar las órdenes y hacer los reportes.

TAREA 1: Asignación de la solicitud de revisión de un aire acondicionado averiado en un edificio de oficinas 

Sistema en papel          

• El equipo de atención al cliente recibe una llamada telefónica, donde un cliente solicita que un técnico vaya a su oficina para revisar una avería.
• También por teléfono, se llama a los técnicos para ver quién está disponible.  Una vez resuelto esto, se le pide al técnico disponible que se desplace hasta el edificio de oficinas para que revise y evalúe la avería.

Sistema digitalizado:

• Tras recibir la llamada del cliente, el equipo de atención al cliente genera la orden de trabajo digital y la asigna al técnico disponible, según se ve en el calendario de planificación general. Todo esto desde la plataforma web del sistema de gestión de órdenes de trabajo.
• El técnico recibe inmediatamente una notificación en su móvil o tablet. Abre la aplicación móvil para visualizar la orden digital, con los detalles del día y hora del trabajo y las coordenadas del cliente.

TAREA 2: Verificación de la incidencia y presupuesto

Sistema en papel  

• Estando en las oficinas del cliente, el técnico toma notas, a mano y sobre un papel, del estado del aparato de aire acondicionado y la posible solución. 
• A continuación, el técnico vuelve a su puesto de trabajo en la empresa de mantenimiento y escribe un informe sobre la avería en formato Word o Excel, basándose en los datos ya recogidos. 
• Luego envía el informe a su superior (el jefe de mantenimiento) y espera respuesta para poder avanzar.
• Al día siguiente, cuando tiene tiempo de revisar su correo, el jefe de mantenimiento ve el informe que le ha enviado el técnico, verifica cuál es la avería y traslada lo que recomienda el técnico para reparar el aparato. Si todo está ok, se prepara el presupuesto y se le envía al cliente por email. 

Sistema digitalizado

• Estando en las oficinas del cliente, el técnico abre la aplicación móvil para completar la orden de trabajo digital con todos los datos necesarios, incluyendo fotos y firma digital del cliente. 
• Al instante, envía un reporte digital automatizado al jefe de mantenimiento para que apruebe o no la reparación.  
• El jefe de mantenimiento ve el reporte de inmediato y, con un solo clic, aprueba la reparación y se envía automáticamente el presupuesto al cliente. Si el jefe no valida, la orden regresa al técnico para que la corrija al instante desde su dispositivo móvil.

TAREA 3: Ejecución de la orden de trabajo y reparación de una avería 

Sistema en papel       

• Aprobado el presupuesto, el técnico puede proceder a la reparación.
• De nuevo, una vez arreglado el aparato, debe rellenar en un papel la operación efectuada, costes, etc. 
• Cuando el técnico disponga de tiempo libre tendrá que traspasar todos estos datos a un Excel o Word y enviarlos por email al jefe de departamento.
• Pasadas unas semanas, el departamento de facturación podrá finalmente emitir la factura. 

Sistema digitalizado    

• Aprobado el presupuesto, el técnico arregla el aparato de inmediato y termina de completar rellenar la orden digital en la app móvil con firma, cálculos automáticos y fotos. 
• Al terminar, de forma automática, se envía el comprobante de intervención al jefe para que dé su conformidad a través de la firma digital.
• Al instante, el cliente puede recibir el comprobante de intervención en su email.
• A su vez, el departamento de facturación puede recibir automáticamente el comprobante para poder ¡emitir la factura el mismo día!. 

Conclusiones  

Como has podido comprobar, con un sistema digitalizado se reduce el tiempo de gestión de mantenimiento. En poco tiempo se puede asignar el trabajo al técnico, generar el presupuesto, la orden de trabajo y el comprobante de intervención. Como resultado, el departamento de facturación puede emitir la factura de forma ágil, dejando a un lado ese proceso tedioso de buscar entre papeles y contactar a los técnicos. 

En otras palabras, ya no hace falta que pasen semanas para poder recuperar los documentos en papel y correr detrás de los técnicos. Con un sistema digital reducirás días e, incluso,  semanas, en tu ciclo de facturación.

Esto se traduce en un servicio de atención al cliente de mayor calidad, que mejora claramente la experiencia y nivel de satisfacción del usuario.

Además, el sistema digitalizado facilita el posterior análisis de la orden de trabajo, pudiéndose realizar un estudio comparativo a través del histórico de órdenes para detectar posibles errores o áreas de mejora.

Kizeo Forms, una app móvil para gestionar tus órdenes de trabajo de forma digital

Contando con tu cuenta Kizeo Forms podrás dispondrás de una app de órdenes de trabajo desde la cual podrás crear tus órdenes de trabajo digitales, con la funcionalidad avanzada de configurar la automatización de envío de e-mails y de reportes personalizados desde la plataforma web. Luego podrás rellenar las órdenes digitales desde tu dispositivo móvil utilizando la aplicación Kizeo Forms. Di adiós a los formularios en papel y, en especial, a tener que retranscribir la información en un ordenador. También puedes añadir el logotipo y los colores de tu empresa a la aplicación Kizeo Forms. De esta forma potenciarás tu imagen de marca. ¡Gana en tiempo y  en control de tus acciones!

En concreto, Kizeo Forms es una solución SaaS que se compone de dos herramientas distintas pero a la vez complementarias:

• Una plataforma web para crear formularios y reportes automatizados, así como llevar un planning de mantenimiento y asignar tareas a los técnicos. 
• Una aplicación móvil para introducir y capturar datos sobre el terreno con un smartphone o una tablet .

Kizeo Forms te permite optimizar el tiempo y trabajar con comodidad, automatizando tareas repetitivas y sin valor añadido. Además, permite que la información fluya con rapidez y eficacia dentro de la empresa, sin tiempos muertos ni cuellos de botella que resten eficacia a las tareas de mantenimiento y puedan suponer retrasos importantes.

Gracias a su intuitivo sistema Drag and Drop (arrastrar y soltar), podrás crear y personalizar fácilmente tus formatos de trabajo que serán rellenados por los técnicos desde el móvil. En otras palabras, estarás creando tu propia app con los siguiente formularios y reportes listos a rellenar: 

• presupuestos, órdenes de trabajo, albaranes y  toma de inventarios, 
• comprobantes de intervenciones o informes personalizados.
• Todos con la imagen corporativa de tu empresa y en los formatos de tu elección (Excel, Word o PDF).

Al usar esta solución móvil verás que es muy fácil sacarle el máximo provecho al CRM, al ERP u otros sistemas centralizados de tu empresa, otorgándoles ese plus de flexibilidad y de movilidad de campo de la que carece. Nuestra aplicación puede comunicarse en tiempo real con prácticamente cualquier software central de tu empresa, y así enriquecer tu base de datos con información esencial para el desarrollo de tus actividades operativas y de negocio.

«Hoy el tiempo de entrega de los reportes es de apenas 3 horas. Por tanto, ganamos 30 días de flujo de caja“. Miguel Ángel Vilchez, Gerente General de OP Service  

Las funcionalidades de Kizeo Forms preferidas por los trabajadores en terreno

Posibilidad de acceso sin conexión a Internet

Con la aplicación Kizeo Forms, se pueden recoger datos sin conexión a Internet. Puedes llenar las órdenes de trabajo en cualquier lugar y en tiempo real.

Solución totalmente personalizable y de fácil implementación

No es necesario tener conocimientos de programación para crear tus formularios digitales. Kizeo Forms es muy fácil de implementar (sin código) y además, puedes personalizar la app y los reportes generados con la imagen de tu empresa.

Planifica y asigna las tareas a tu equipo y añade las validaciones que necesites

Con Kizeo Forms mejorarás el flujo de trabajo a la hora de gestionar las órdenes de trabajo. Podrás planificar y asignar las órdenes a los técnicos sobre el terreno, quienes simplemente recibirán una notificación en su móvil o tablet con la información necesaria para poder ir a visitar al cliente y hacer el trabajo. 

A su vez, se puede establecer un flujo de validación en función de las necesidades del cliente; por ejemplo: el técnico termina una inspección, pide la validación al supervisor, quien aprueba e inmediatamente se puede enviar el reporte al cliente y al resto de los implicados en la empresa. En caso de no aprobar, la orden regresa al técnico para que la corrija.

Centraliza los datos

Todos los datos recolectados serán centralizados de manera que puedas acceder a ellos cuándo quieras y desde cualquier dispositivo. Podrás exportarlos en formatos Word, Excel y PDF y conectarlos con otros sistemas (ERP, CRM, etc)

Foto, código de barras y cálculo automático

Puedes escanear códigos de barra para que todas las informaciones asociadas se registren automáticamente en tu formulario digital. 

En tu formulario también podrás incluir fotos en los reportes, los cuales se enviarán de forma automatizada.

Por otro lado, puedes crear tablas con cálculos automáticos para registrar los materiales usados en una intervención o para armar el presupuesto sobre el terreno, por ejemplo.

Firma digital

Autentifica las órdenes de trabajo haciendo firmar a tus clientes y proveedores, directamente desde el móvil o tablet.

Generación de reportes automáticos

Los reportes se generan de forma automática desde el terreno y pueden conectarse a los sistemas de gestión de la empresa: ERP, herramientas de Business Intelligence como Power BI, Qlik Sense, etc. 

Correos electrónicos automatizados

Una vez completado la orden de trabajo, transfiera los datos a las personas indicadas enviándoles automáticamente reportes personalizados al correo electrónico.

Generación de bases de datos a través de listas externas

Se utilizan para crear una base de datos en Kizeo Forms, como una lista de productos, empleados, clientes… Se pueden crear manualmente o a través de documentos de Excel. Además se pueden aplicar en diferentes formularios.

Campo de listados con checkboxes

Una de las funcionalidades preferidas de nuestros clientes son los checkboxes. Es muy fácil implementar un campo con checkbox para facilitar la toma de datos en terreno. 

Biblioteca de modelos de formularios

La biblioteca Kizeo Forms contiene diferentes modelos de formularios, incluyendo órdenes de trabajo, que pueden ayudarte a crear los propios.