Antes de comenzar, ten en cuenta que nuestros tutoriales se centran específicamente en el uso de los módulos de Kizeo Forms dentro de Zapier. No pretenden explicar en detalle cómo funciona Zapier en general, sino más bien guiarte en la creación de flujos de trabajo automatizados que involucran Kizeo Forms.
Descubre la integración de Zapier y Kizeo Forms
21Nov, 2023
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Descubre la integración de Zapier y Kizeo Forms
Categorías / Tutoriales Por Paulina Echavarria
Importante
¿Qué es Zapier?
Zapier es una plataforma de automatización en línea que te permite crear conexiones entre diferentes aplicaciones que usas todos los días. Piense en Zapier como tu propio asistente digital, listo para encargarse de tareas tediosas las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
Con Zapier podrás automatizar multitud de tareas, simples o complejas, sin necesidad de tener conocimientos de programación.
¿Cómo funciona?
Zapier utiliza «Zaps» para automatizar tus flujos de trabajo. Un Zap es una automatización que conecta dos aplicaciones diferentes y se activa en función de un disparador.
Por ejemplo, puedes configurar un Zap para alamcenar automáticamente un informe personalizado en OneDrive, cada vez que se envía un nuevo formulario en Kizeo Forms. Tú defines las reglas y acciones, luego Zapier se encarga del resto.
¿Por qué utilizar Zapier con Kizeo Forms?
La integración de Zapier con Kizeo Forms ofrece multitud de posibilidades:
- Automatizar informes
- Sincronizar datos con otras aplicaciones
- Activar acciones basadas en las respuestas del formulario
- Y mucho más
Esto significa menos trabajo manual, menos riesgo de errores humanos y más tiempo para centrarte en tareas importantes.
¿Con qué tipo de herramientas conectar Kizeo Forms gracias a Zapier?
- ERP y CRM: Facilita la actualización de la información en tu ERP y/o CRM. Vas a poder conectarte con Odoo, Salesforce, Oracle, HubSpot, entre otros.
- Productividad y Gestión de Proyectos: Mejora la productividad de tu equipo al crear tareas en apps como Notion o Asana con información recolectada en terreno.
- Business Intelligence: Sincroniza fácilmente los datos recolectados en Kizeo Forms con tus dashboards en Power BI o Data Studio.
- Bases de Datos: Automatiza el envío de reportes de Kizeo Forms a tus bases de datos. Como MySQL, MongoDB o Snowflake.
- Microsoft: Guarda reportes en SharePoint o envía información por Teams. Puedes conectar Kizeo Forms a todas tus herramientas de Microsoft.
- Google: También puedes conectar Kizeo Forms con las aplicaciones de Google. Actualiza tus carpetas en Drive o crea archivos Google Sheet.
¿Cómo empezar?
Usar Zapier con Kizeo Forms es simple:
2. Explora la biblioteca de aplicaciones compatibles
3. Conecta Kizeo Forms con Zapier
4. Comienza a crear tus Zaps personalizados
Conecta Zapier a Kizeo Forms
En esta sección, explicaremos cómo obtener un token de Kizeo Forms y usarlo para conectarse con Zapier.
Obtén una clave API de Kizeo Forms
Primero, necesita obtener un Token API. Este token temporal, con una validez máxima de 2 años, te permitirá identificarte en nuestra API.
Importante
La solicitud debe provenir de un Administrador o Jefe de grupo de la cuenta Kizeo Forms a través de la dirección de correo electrónico asociada a la misma. Este debe enviarse a la dirección de correo electrónico contacto-iberia@kizeo.com.
La solicitud debe especificar:
- El código de empresa
- El usuario para el que se debe crear el token.
- El tipo de token (API)
- El período de validez deseado (2 años por defecto)
Establece una conexión con Kizeo Forms
El token obtenido debe ingresarse en la ventana “¿Permitir que Zapier acceda a tu cuenta de Kizeo Forms?”.
Ahora puedes utilizar el Trigger de Kizeo Forms.
El Trigger de Kizeo Forms en Zapier
En esta sección, exploraremos todas las funciones disponibles en Kizeo Forms Trigger. Sabrás qué configuración ingresar para realizar operaciones en Kizeo Forms con Zapier.
El Trigger de Kizeo Forms te permite comenzar a ejecutar tus Zaps.
App y eventos
En esta parte de la configuración, solo está presente un elemento: Evento en datos. Se activa en el momento del evento en un Data.
Cuenta
Aquí es donde eliges la conexión que configuras en el menú de Apps de Zapier. Si solo se define una conexión, esta será preseleccionada.
Desencadenar
Tipos de eventos (acciones desencadenantes)
- Push enviado: Corresponde a datos en estado Push. Se activa solo durante una transferencia. No tenga en cuenta Excel Push.
- Push recibido: Corresponde a Datos en estado Recuperado. Se activa cuando los Datos se reciben en el móvil del destinatario.
- Datos guardados: Corresponde a Datos en estado Completado, se activa cuando los Datos se guardan por primera vez.
- Datos actualizados: Corresponde a Datos que se actualizan. Se activa cuando los datos ya grabados se vuelven a grabar.
- Datos eliminados: Corresponde a Datos eliminados. Se activa cuando se eliminan los datos.
Información práctica: Es posible seleccionar múltiples Triggers.
Forms
Seleccione el formulario que desea monitorear.
Prueba
Realiza la prueba para verificar que la configuración está funcionando correctamente.
Atención: Es imprescindible que el formulario previamente seleccionado tenga al menos un dato.
Posibles acciones en Zapier
Descubre las 4 acciones que el módulo Kizeo Forms te permite ejecutar en tu Zap:El módulo Kizeo Forms te permite ejecutar una acción en tu Zap. Hay 4 diferentes:
- Descargar exportación personalizada: Descargar una exportación personalizada en formato PDF, Word o Excel.
- Descargar PDF estándar: Obtener el PDF estándar.
- Enviar datos: Enviar datos a un formulario.
- Obtener datos: Recuperar la definición de un elemento de datos.
1. Descargar Exportación personalizada
Esta función te permite recuperar exportaciones personalizadas en formatos Word, Excel o PDF.Lista de información necesaria para la ejecución:
- Id. de formulario (obligatorio): Elige un nombre de formulario de la lista o especifícalo con un ID mediante una expresión.
- ID de datos (obligatorio): Ingresa el ID de datos o especifícalo mediante una expresión.
- ID de exportación (obligatorio): Escoge un nombre de exportación personalizado de la lista o especifica un ID mediante una expresión.
- ¿Tiene PDF? (Obligatorio): Se puede activar desde una expresión.
Sí: Obtienes la Exportación en formato PDF
No: Recuperas la Exportación en el formato original (Excel o Word).
2. Descargar PDF estándar
Para recuperar el PDF estándar, deberás proporcionar el ID del formulario y el ID de los datos.
Lista de información necesaria para la ejecución:
- Id. de formulario (obligatorio): Elige un nombre de formulario de la lista o especifica un ID mediante una expresión.
- ID de datos (obligatorio): Ingresa el ID de datos o especifícalo mediante una expresión.
3. Enviar datos
Para realizar una transferencia de datos, es útil ingresar el ID del formulario, el ID del usuario destinatario y los campos que deseas completar previamente.Lista de información necesaria para la ejecución:
- Id. de formulario (obligatorio): Elige un nombre de formulario de la lista o especifica un ID mediante una expresión.
- ID de usuario del destinatario (obligatorio): Elige un nombre de destinatario de la lista o especifica un ID mediante una expresión.
Luego encontrará todos los campos disponibles para Push. Es importante ingresar los valores en el formato correcto.
4. Obtener datos
Recupera la estructura completa de los datos. De este modo podrás tener acceso a todos los valores introducidos en los campos de este último.
- Id. de formulario: Elige un nombre de formulario de la lista o especifica un ID mediante una expresión.
- Id. de datos: Introduce el ID de datos o especifícalo mediante una expresión.
Preguntas Frecuentes
- ¿Puedo crear múltiples conexiones a Kizeo Forms en Zapier?
Sí, es posible crear múltiples conexiones de Kizeo Forms en Zapier. Esto es útil cuando gestionas la conexión de varios líderes de grupo.
- ¿Necesito varios tokens si quiero hacer varios Zaps en Zapier?
Un token de Kizeo Forms se puede utilizar en varios Zapier Zaps.
- Tengo un error cuando ejecuto la prueba. ¿Qué hacer?
Comprueba que el formulario al que te refieres tenga al menos un dato guardado.
- ¿Puedo elegir varios tipos de disparadores?
Es posible seleccionar varios activadores, como un activador al guardar y modificar.
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Bienvenido a Kizeo Forms
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