Bon de commande dématérialisé : une révolution pour les commerciaux

24Juin, 2024

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La dématérialisation des documents commerciaux transforme radicalement le secteur de la distribution et du commerce. Cette stratégie devenue essentielle pour les entreprises remplace les documents papier traditionnels par des équivalents numériques. Cette dématérialisation, que ce soit pour des bons de livraison, des comptes rendus de visite, des devis ou encore des bons de commandes, permettent une gestion plus efficace, plus rapide et plus sécurisée des documents commerciaux.

Sommaire :
1. Quels avantages à la dématérialisation des bons de commande ?
2. Pourquoi utiliser Kizeo Forms pour la dématérialisation des bons de commande ?
3. Quels pré-requis avant la mise en place d’une telle solution pour vos bons de commande dématérialisés ?

1. Quels avantages à la dématérialisation des bons de commande ?

La dématérialisation des bons de commande est très utile pour optimiser la gestion des commandes. De n’importe où depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette, un bon de commande peut être créé via une solution digitale. C’est notamment le cas de l’application mobile Kizeo Forms qui propose des modèles de bons de commande digitalisés pour une efficacité et fiabilité dans la collecte des données :

• Efficacité opérationnelle : L’un des principaux avantages du bon de commande dématérialisé est l’amélioration de l’efficacité des commerciaux. La gestion électronique des commandes réduit le temps nécessaire pour traiter, valider les transactions et partager les données aux collaborateurs et responsables commerciaux.
• Réduction des coûts : Grâce au bon de commande digital, vous économiserez sur l’impression, le papier, l’envoi postal, l’archivage électronique et la gestion des documents papier. Cela vous permettra de réduire vos dépenses. De plus, l’automatisation des processus minimise les besoins en main-d’œuvre pour les tâches administratives.
• Réduction des problèmes de lecture des documents par la saisie manuelle : La dématérialisation des documents aide à éviter les erreurs de saisie manuelle et les ressaisies des bons de commande papier.
• Durabilité et respect de l’environnement : un bon de commande dématérialisé réduit la consommation de papier. A plus grande échelle, c’est une réduction significative. Les entreprises peuvent ainsi contribuer à la préservation des ressources naturelles, améliorant ainsi leur image sur leur responsabilité environnementale.

L’utilisation d’un bon de commande dématérialisé est un avantage indéniable pour les commerciaux sur le terrain. Elle permet non seulement d’améliorer l’efficacité et la réactivité des ventes, mais aussi de renforcer la satisfaction client grâce à une gestion plus précise et transparente du traitement des commandes.

Dans un environnement commercial compétitif, la dématérialisation des bons de commande s’avère être un outil stratégique essentiel pour les forces de vente mobiles.

Cependant, pour dématérialiser vos bons de commande, il est indispensable d’utiliser une solution agile et flexible qui s’adapte parfaitement à vos besoins, à votre métier et à vos processus internes. C’est ainsi que débutera la transition de vos bons de commandes papier vers des bons de commandes numériques !

2. Pourquoi utiliser Kizeo Forms pour la dématérialisation des bons de commande ?

Fini l’époque des formulaires papier, des saisies et ressaisies incessantes, des pertes de temps, du manque de contrôle et de statistiques. Désormais, avec Kizeo Forms, les commerciaux saisissent leurs bons de commande directement sur leurs appareils mobiles ou tablettes.

Kizeo Forms, c’est la solution mobile innovante qui facilite la gestion des interventions terrain.

Avec un modèle de bon de commande personnalisé où le propre modèle de Kizeo Forms, en quelques clics, vous créez votre bon de commande ! Informations générales de la commande (nom du client, date de livraison, références, adresse de facturation, contact fournisseur…), liste, tableau des éléments à commander, espace signature sécurisé… vous contenez toutes les informations essentielles ! De plus, un rapport PDF automatisé et personnalisé à votre image est envoyé directement aux interlocuteurs privilégiés.

Chaque étape du processus est enregistré et traçable. En remplissant puis soumettant leur formulaire de bon de commande, les commerciaux peuvent suivre son statut en temps réel et communiquer efficacement avec clients et responsables sur l’avancée de leurs commandes.

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3. Quels pré-requis avant la mise en place d’une telle solution pour vos bons de commande dématérialisés ?

Que ce soit pour un rapport de visite, une fiche prospect, un bon de commande, un devis ou encore un bordereau de livraison, il est essentiel de garantir la mise en place réussie d’une nouvelle solution digitale :

1. Gestion du changement : l’adoption d’une nouvelle application pour les bons de commande dématérialisés doit être soigneusement planifiée. Cela inclut la gestion des transitions entre les anciens et nouveaux systèmes, une communication claire des changements aux équipes commerciales concernées et des explications sur les avantages terrains d’une telle solution.
2. Intégration avec les systèmes existants : il est essentiel que la solution choisie soit compatible avec vos logiciels actuels (CRM, ERP, etc..) pour continuer de garantir la synchronisation des données en temps réel et permettre une gestion centralisée des informations. Kizeo Forms propose la connexion gratuite à vos outils métiers préférés ou des logiciels tels que Zapier pour automatiser les flux de travail ou la signature électronique et sécurisée avec DocuSign.
3. Formation et sensibilisation des commerciaux : une préparation adéquate est nécessaire pour vos commerciaux terrains. Il est important de les former à l’utilisation des nouveaux outils numériques et de les sensibiliser aux avantages de la dématérialisation. Une formation appropriée garantit une adoption rapide et efficace de la nouvelle solution.
4. Tests et pilotage : avant le déploiement à grande échelle, il est recommandé de tester la solution. Son utilisation avec un groupe restreint de commerciaux permet de valider la pertinence de la solution, d’identifier et de corriger les éventuels problèmes afin d’ajuster les processus internes. Avec Kizeo Forms, profitez de 15 jours d’essai gratuit et un accompagnement de la part de notre Service Clients au besoin.

Ainsi avec tous ces conseils, en gérant soigneusement le changement tout en formant et sensibilisant les commerciaux, vous assurerez une transition fluide et une adoption réussie de la nouvelle solution pour vos bons de commandes dématérialisés.

Gain de temps avec la digitalisation

Pour conclure

La dématérialisation des bons de commande représente une avancée majeure pour le secteur de la distribution et du commerce. En adoptant cette technologie, les entreprises peuvent améliorer leur efficacité, gagner du temps, réduire leurs coûts et renforcer la transparence de leurs opérations. Avec une planification minutieuse, une mise en place efficace et une adoption de la solution par tous vos commerciaux, les bons de commande dématérialisés peuvent transformer positivement les pratiques commerciales, ouvrant la voie à une gestion plus moderne et plus performante.

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