Comment dématérialiser vos comptes rendus de visite ?
Comment dématérialiser vos comptes rendus de visite ?
Christian Bertrand
Directeur Général Adjoint
PERIAL Property management
Dans cette étude de cas, Christian, directeur général adjoint de la filiale PERIAL Property management, nous explique les raisons qui ont poussé le goupe PERIAL à choisir Kizeo Forms pour dématérialiser leurs comptes rendus de visite.
50 ans d’innovation immobilière
Depuis plus d’un demi-siècle, le groupe PERIAL, s’est spécialisé dans l’épargne immobilière. Ainsi il développe son expertise à partir de ses trois filiales PERIAL :
- Asset Management qui assure la gestion de fonds immobiliers pour des comptes de tiers et la distribution de produits d’épargne immobiliers.
- Property Management qui est un spécialiste de la gestion immobilière.
- Développement qui conçoit, réalise et réhabilite des ensembles tertiaires.
En 2015 conformément à ses valeurs le Groupe PERIAL a entamé sa transformation digitale. L’objectif est simple, perpétuer l’audace d’une famille de créateurs pour garantir à ses clients un niveau de service toujours plus optimal.
Un challenge à relever
Christian Bertrand est le directeur général adjoint de la filiale PERIAL Property management. Au titre de ses fonctions, il conduit la gestion des immeubles tout en pilotant le développement commercial des activités. Une partie des missions de PERIAL Property management nécessite de réaliser des visites techniques régulières des sites… Ces dernières permettent, par exemple, de contrôler la qualité des prestations (ex : l’entretien des espaces verts, le ménage, les contrôles des équipements techniques et la maintenance).
Fin 2018, Christian a souhaité déployer une solution digitalisée de visite technique des actifs de PERIAL Property Management. Jusqu’alors les comptes rendus de visites de site se faisaient sur la base d’un formulaire papier et de photos. Ces éléments étaient ensuite retravaillés pour former un rapport de visite qui était adressé par e-mail aux clients.
Dès lors l’objectif était de trouver une solution pour :
- réduire le délai total de rédaction des rapports,
- rendre plus efficace les constats faits sur place,
- récolter, archiver et historiser les informations à l’issue de chaque visite.
Cette démarche s’inscrivait en droite ligne avec la volonté du groupe PERIAL de digitaliser ses process et ses outils afin de gagner en productivité, en qualité de documentation transmise et en traçabilité des interventions.
La solution Kizeo Forms
Un groupe de travail constitué de gestionnaires et de managers, a été créé pour définir les contenus des futurs formulaires numériques. La première étape a été de dresser une liste la plus complète possible des informations à recueillir lors des visites. Dans la poursuite de cet objectif le groupe a basé sa démarche sur une analyse des rapports papier rédigés durant les trois dernières années, tout en saisissant les nouvelles opportunités offertes par le digital (Géolocalisation, photo, signature du locataire etc..).
La facilité d’utilisation du produit était un critère majeur dans le choix de PERIAL. Il était nécessaire que n’importe quel collaborateur puisse rapidement s’approprier la solution. Cependant, la simplicité d’utilisation ne devait pas nuire aux fonctionnalités.
Une solution souple pour dématérialiser vos comptes rendus de visite
La souplesse d’utilisation de Kizeo Forms a été un élément déterminant dans le choix de la solution retenue. Ainsi le nouvel outil ne devait en aucun cas créer de contraintes vis à vis de la façon habituelle de travailler. Cette exigence de Christian et de ses équipes était fondamentale.
Avec Kizeo Forms, le temps nécessaire pour réaliser les visites et rédiger les comptes rendus a été divisé par deux. Toutes les informations saisies sur le terrain par les gestionnaires remontent en temps réel aux bons interlocuteurs. Par ailleurs les rapports sont affichés sur une carte ce qui permet de suivre leur réalisation.
En résumé les points forts de la solution sont pour moi :
- La qualité de documentation,
- Le travail en temps réel
- Les nombreuses fonctionnalités
- La souplesse d’utilisation
Bienvenue sur Kizeo Forms
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