Green IT en RH : Allier dématérialisation et responsabilité environnementale avec Kizeo Forms

05Août, 2024

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En intégrant le green IT en RH, ou l’informatique verte, les entreprises du secteur RH peuvent allier digitalisation et responsabilité environnementale, notamment en dématérialisant leurs processus pour un avenir plus durable. Le secteur RH est un secteur où la pollution numérique peut rapidement être drastiquement réduite par des solutions digitales comme Kizeo Forms. Cet article explore comment le Green IT s’intègre dans les pratiques RH et comment les entreprises peuvent minimiser leur empreinte carbone tout en optimisant leurs opérations.

Sommaire :
1.Introduction à la Green IT dans le secteur RH
2.Les enjeux écologiques du numérique en ressources humaines
3.Comment dématérialiser vos processus RH ?
4.Kizeo Forms : Une solution écoresponsable pour les RH
5.Conclusion

1. Introduction à la Green IT dans le secteur RH

Le green IT s’impose progressivement comme une nécessité dans un monde de plus en plus conscient des enjeux environnementaux. Elle désigne l’ensemble des pratiques, technologies et initiatives visant à intégrer la sobriété numérique en réduisant l’empreinte écologique des technologies de l’information et de la communication (TIC), tout en optimisant leur efficacité énergétique.

D’après l’ADEME et l’Arcep, le numérique représentait 3,6 % des émissions mondiales de gaz à effet de serre en 2023. Cette pollution numérique est engendrée par :

• Les terminaux (79%) qui génèrent l’essentiel des impacts environnementaux, en particulier les écrans et téléviseurs.
• Les centres de données (16%) qui hébergent et gèrent les informations numériques.
• Les réseaux de télécommunication ( 5%) et les infrastructures de télécommunications, y compris les réseaux fixes et mobiles.

Si aucune mesure n’est prise pour diminuer l’impact écologique de ce secteur, ce pourcentage pourrait grimper à 6,7 % d’ici 2040.

Le secteur des ressources humaines n’échappe pas à cette tendance. Le Green IT appliqué à la gestion des ressources humaines consiste à adopter des solutions numériques qui diminuent l’empreinte écologique des opérations de gestion du personnel. Cela inclut la dématérialisation des documents RH (notes de frais, relevé d’heures, gestions des absences, frais kilométriques, etc…), l’utilisation de logiciels de gestion de données qui optimisent la consommation d’énergie et la promotion d’une culture d’entreprise axée sur la durabilité numérique afin de réduire la consommation de papier quotidienne.

2. Les enjeux écologiques du numérique en ressources humaines

Le secteur RH, historiquement basé sur les documents au format papier, a vu une transformation massive avec l’avènement des technologies numériques. Ces enjeux écologiques du numérique en ressources humaines (RH) sont de plus en plus cruciaux dans un contexte où les entreprises cherchent à réduire leur impact environnemental par la digitalisation. La mise en place de solutions green IT au sein des départements RH permettent de minimiser l’empreinte carbone liée aux technologies de l’information.

Les organisations réduisent ainsi leur dépendance aux supports papier et limitent la déforestation et la production de déchets. De plus, en favorisant le format numérique pour les communications internes (bulletins de salaire, dossiers des employés…), les entreprises améliorent leur efficacité opérationnelle et contribuent à la préservation des ressources naturelles.

Cependant, cette transition a également entraîné une augmentation de la consommation énergétique, des émissions de gaz à effet de serre et de la production de documents électroniques. Le défi pour les RH est désormais de concilier efficacité numérique, dématérialisation des documents et développement durable.

3. Comment dématérialiser vos processus RH ?

En éliminant le papier et en automatisant les processus, les départements RH peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée et offrir une meilleure expérience aux salariés. Voici des éléments essentiels à mettre en place pour réussir la dématérialisation des processus RH :

• Plateforme de gestion électronique des documents (GED) pour centraliser, organiser et sécuriser tous les documents RH.
• Système de signature électronique pour les contrats, factures électroniques et autres documents officiels afin de simplifier le processus de validation et réduire les délais.
• Dématérialisation des bulletins de salaire en intégrant un coffre-fort numérique personnel et sécurisé pour les bulletins de paie des salariés.
• Automatisation des processus administratifs pour la gestion des salaires, des feuilles de temps, et du suivi des performances, ce qui permet de réduire les erreurs et de gagner du temps.
• Formation et sensibilisation des employés à l’utilisation des nouveaux outils numériques et sensibiliser à l’importance de la dématérialisation pour l’efficacité et la durabilité.
• Utiliser des formulaires dématérialisés avec Kizeo Forms pour réduire considérablement la consommation de papier et augmenter sa productivité jusqu’à 30%.

4. Kizeo Forms : Une solution écoresponsable pour les RH

Parmi les outils numériques écoresponsables, Kizeo Forms se distingue comme une solution particulièrement adaptée aux besoins des RH.

Avec la création de formulaires numériques éco-friendly, Kizeo Forms élimine le besoin de papier et réduit l’empreinte écologique des processus RH. L’application mobile, disponible sur smartphone ou tablette, permet de créer ses propres formulaires digitalisés ou d’utiliser ceux pré-construits dans la bibliothèque de formulaire :

• Note de frais
• Relevé d’heures hebdomadaire
• Demande de congés
• Demande de télétravail
• Compte-rendu de réunion
• Demande de prise en charge de frais kilométriques
• Entretiens annuels

Ces formulaires personnalisables selon les besoins spécifiques du service des ressources humaines garantissent une gestion optimisée et sécurisée des données.

Ainsi, en optant pour Kizeo Forms, les départements RH peuvent non seulement améliorer leur efficacité opérationnelle, mais aussi s’engager dans une démarche écologique, en ligne avec les principes de la Green IT en RH.

5. Conclusion

La Green IT représente un défi et une opportunité pour les départements RH. En adoptant des pratiques plus responsables et en intégrant des outils comme Kizeo Forms, les entreprises peuvent non seulement réduire leur impact écologique, mais aussi optimiser leurs processus de gestion des ressources humaines. Le futur des RH sera numérique, mais il doit aussi être durable. C’est en ce sens que la Green IT offre une voie prometteuse vers un équilibre entre performance, dématérialisation et responsabilité environnementale.

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