Kizeo Forms : l’outil ultime pour un état des lieux numérique

08Juil, 2024

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La gestion immobilière est une tâche complexe nécessitant précision et organisation, particulièrement lors de la réalisation d’un état des lieux. Avec l’essor des technologies numériques, Kizeo Forms s’impose comme l’outil ultime pour un état des lieux numérique. Cet article explore en détail pourquoi et comment utiliser Kizeo Forms pour optimiser ce processus crucial dans la vie d’un agent immobilier ou d’un agent d’état des lieux.

Sommaire

1. Qu’est-ce qu’un état des lieux numérique ?
2. Limitations de l’état des lieux papier
3. Les avantages d’utiliser Kizeo Forms pour un état des lieux numérique
4. Comment utiliser Kizeo Forms pour vos états des lieux numériques ?

1. Qu’est-ce qu’un état des lieux numérique ?

Définition et importance

Un état des lieux numérique est la version modernisée, dématérialisée, de l’état des lieux traditionnel, utilisant des outils numériques pour documenter l’état d’un bien immobilier. Par ailleurs, le terme “état des lieux” s’utilise uniquement dans le cadre de baux pour les locations. Il sera question de faire des visites et un inventaire pour un achat immobilier entre le compromis de vente et l’acte de vente final pour éviter les mauvaises surprises.

Pour une location, il est impératif d’avoir un état des lieux numérique ou traditionnel afin de prévenir éviter les litiges entre propriétaires et locataires. Un état des lieux fournit une preuve claire, notée et signée, de l’état du logement à l’entrée et à la sortie du locataire. C’est un document à joindre avec le contrat de location.

Différents types d’état des lieux

État des lieux d’entrée : Documente l’état du logement au moment où le locataire emménage. Il convient de le documenter avec précision protégeant ainsi locataire et propriétaire :

• Une liste de tous les documents nécessaires (pièce d’identité, contrat de location, assurance habitation, bail de location…)
• Un résumé de l’état de conservation des pièces du logement et les équipements présents dans le bien.
• Les relevés de compteur d’eau, d’électricité et de gaz.
• L’inventaire des clés à restituer au locataire.
• Un espace signature pour les parties prenantes (bailleur, locataire, agence,…)

État des lieux de sortie : Effectué à la fin du contrat de location lors de la restitution des clés au bailleur pour comparer l’état actuel du logement à celui décrit lors de l’état des lieux d’entrée. Les étapes sont identiques à celles d’un état des lieux d’entrée, avec l’obligation en supplément pour le locataire, de communiquer sa nouvelle adresse. Sans cela, le locataire ne pourra prétendre aux indemnités légales pour restitution tardive du dépôt de garantie.

Lors de l’état des lieux de sortie, il convient ainsi à ce que chaque pièce et partie du logement soit conforme à la description précise de l’état de revêtements des sols, murs et plafonds, des équipements et meubles du logement que ceux annoncés sur l’état des lieux d’entrée. Sinon, une partie du dépôt de garantie pourra être déduite pour contrecarrer ces différences.

2. Limitations de l’état des lieux papier

Les méthodes traditionnelles, souvent basées sur des états des lieux papier, présentent plusieurs inconvénients :

• Temps consommé : le remplissage manuel d’un état des lieux papier est long, fastidieux et sujet à des erreurs.
• Manque de précision : les descriptions de l’état d’une pièce ou d’un équipement peuvent être insuffisamment détaillées voire illisibles.
• Risque de perte : les états des lieux papier peuvent être égarés ou endommagés.
• Difficulté de partage : distribution des copies physiques peu pratique, en un exemplaire, entre le locataire, l’agent d’état des lieux et le bailleur.
• Environnement : un état des lieux traditionnel consomme beaucoup de papier.

Documenter visuellement l’état du logement grâce à un état des lieux numérique

3. Les avantages d’utiliser Kizeo Forms pour un état des lieux numérique

a) Efficacité et gain de temps

Kizeo Forms permet de réaliser un état des lieux numérique rapidement grâce à son interface ergonomique et des fonctionnalités d’automatisation comme l’insertion automatique des dates et des signatures électroniques sécurisées avec DocuSign.

Evitez les erreurs de saisie et de ressaisie liées au papier.

b) Précision et fiabilité

L’application Kizeo Forms propose un modèle d’état des lieux prêt à l’emploi ou une personnalisation complète avec la possibilité de prendre des photos et vidéos pour documenter visuellement l’état du logement.

Assurez ainsi avec précision et transparence l’état et les équipements du logement.

c) Accessibilité et partage

Les données collectées sont accessibles en temps réel depuis n’importe quel endroit. Les rapports peuvent être facilement partagés par email, facilitant la communication entre le propriétaire, le locataire et les agences immobilières.

Recevez et partagez l’état des lieux numérique en temps réel avec les parties prenantes.

d) Conservation et traçabilité

Les informations sont stockées de manière sécurisée sur Kizeo Forms à tout moment.

Eliminez le risque de perte de documents.

e) Fonctionnement hors connexion

Kizeo Forms est utilisable sans réseau. Saisissez vos données, transférez-les ou enregistrez-les. L’envoi se fera automatiquement lors de la prochaine connexion au réseau.

Réalisez vos états des lieux sans contrainte réseau.

f) Environnement

Utiliser Kizeo Forms pour des états des lieux numériques contribue à réduire l’utilisation de papier, bénéfique pour l’environnement et la politique RSE de votre entreprise.

Gagnez du temps et optimisez vos coûts liés à l’impression papier.

g) Personnalisation

Kizeo Forms offre la possibilité de personnaliser les formulaires selon les besoins spécifiques des utilisateurs. Ajoutez votre propre logo, couleurs pour des rapports 100% personnalisés.

Mettez en avant votre agence immobilière en respectant votre charte graphique.

h) Intégration avec d’autres outils

Les logiciels d’état des lieux comme Kizeo Forms peuvent être intégrés à d’autres logiciels de gestion locative, facilitant ainsi la gestion globale des propriétés. De plus, les données collectées peuvent être utilisées pour générer des analyses et des rapports détaillés, offrant une meilleure visibilité sur l’état du parc immobilier.

Connectez Kizeo Forms à toute solution proposant une API.

Intégration de Kizeo Forms avec d’autres outils : Google Calendar, Google Sheet, Google Drive

Avec notre application d’état des lieux Kizeo Forms, réalisez ainsi des états des lieux d’entrée et de sortie avec une précision inégalée. Évitez les litiges potentiels et gagnez un temps précieux grâce à notre application intuitive et ergonomique.

Photographiez en un instant chaque détail, comme un mur abîmé, un carreau fissuré, ou une peinture écaillée, pour une documentation visuelle exhaustive. Décrivez minutieusement l’état de chaque pièce du logement en utilisant notre modèle d’état des lieux tout-en-un ou personnalisez vous-même le vôtre !

Terminez votre état des lieux numérique en faisant signer le locataire et le bailleur directement sur votre mobile ou tablette. Notre outil vous assure une transparence totale et une fiabilité maximale dans la gestion de vos états des lieux, transformant une tâche complexe en une simple formalité numérique.

4. Comment utiliser Kizeo Forms pour votre état des lieux numérique ?

Guide étape par étape

1. Téléchargez l’application et créez votre compte sur notre site : inscrivez-vous, configurez votre profil et bénéficiez de 15 jours d’essai gratuit sans engagement avec toutes les fonctionnalités disponibles.
2. Personnalisez vos formulaires : adaptez le modèle d’état des lieux ou créez le vôtre selon vos besoins sur notre plateforme web.
3. Collectez et exploitez vos données d’état des lieux : utilisez l’application mobile pour saisir toutes les données essentielles à votre état des lieux numérique : informations du locataire, géolocalisation, ajout de photos, vidéos, dessin, signature électronique…
4. Générez et partagez le rapport : en format PDF ou word, envoyez en temps réel les états des lieux réalisés par email aux personnes concernées.
5. Intégrez Kizeo Forms à vos processus : optimisez vos process, augmentez votre productivité sur le terrain de 30%, gagnez de 10 à 15h de travail par semaine tout en restant connecté avec vos agents d’état des lieux sur le terrain.

Gain de temps grâce à la digitalisation

Conclusion

Kizeo Forms est sans aucun doute l’outil ultime pour réaliser un état des lieux numérique. En adoptant cette application, vous simplifierez vos processus, augmenterez la précision et la fiabilité de vos documents, et faciliterez la communication entre toutes les parties concernées.

Passez à l’ère numérique avec Kizeo Forms, testez gratuitement l’application pendant 15 jours et optimisez la gestion de vos propriétés immobilières dès aujourd’hui.

Je crée mon premier état des lieux numérique